Przy wyborze nowego biura trzeba zwrócić uwagę nie tylko na lokalizację, dostępność parkingu, czy charakter, bądź architekturę budynku. Ważne są też dodatkowe funkcjonalności lokalu i biurowca, jego warunki techniczne, a najważniejsza jest zdolność określenia aktualnych potrzeb firmy oraz umiejętność przewidzenia tych potrzeb w perspektywie najbliższych lat.
Otwarta przestrzeń, czy cień gabinetów
Wielkość przestrzeni biurowej oraz jej podział to dwa ważne elementy, na które powinieneś zwrócić uwagę. Każdy metr kwadratowy ma oczywiście swoją cenę, ale za mała powierzchnia może paradoksalnie okazać się dużo kosztowniejsza – zbyt ciasne biura, hałas i brak przepływu świeżego powietrza może przyczynić się do spadku komfortu i tym samym wydajności twoich pracowników.
Lokale biurowe mogą być zaaranżowane jako open space, bądź podzielone na zamknięte pomieszczenia. Ten pierwszy system sprawdzi się, jeśli twoja firma posiada dużą liczbę stanowisk pracy lub jeśli konieczny jest stały kontakt pomiędzy pracownikami. Otwartą przestrzeń można swobodnie podzielić ruchomymi ściankami działowymi na mniejsze przestrzenie i boksy. Jeśli natomiast aktualne potrzeby twojej firmy ulegną zmianie, z pomocą architekta i sprawnej ekipy zmienisz ustawienie stanowisk pracy w ciągu jednego weekendu.
Drugi system, z wyodrębnionymi pomieszczeniami będzie korzystniejszy, jeśli twoi pracownicy wykonują pracę umysłową, wymagającą ciszy i skupienia.
Biuro od kuchni
Jeśli twoja firma przyjmuje klientów, potrzebujesz dwóch dodatkowych powierzchni w swoim biurze: recepcji i sali konferencyjnej. Pierwsza z nich może być zaaranżowana i wydzielona z większej powierzchni – ważne, żeby była blisko wejścia i dobrze widoczna dla twojego klienta. Obok recepcji potrzebna będzie poczekalnia dla gości, choćby w postaci wygodnej sofy.
Sala konferencyjna jest niezbędna w wielu firmach, a jeśli przyjmujesz dużą ilość klientów – jedna nie będzie wystarczająca. Jeśli natomiast w twojej firmie nie korzystasz z sali konferencyjnej codziennie – warto poszukać biurowca, w którym można wynająć pomieszczenia konferencyjne na godziny.
Własny, wyposażony aneks kuchenny do wyłącznego użytku dla twoich pracowników to duży komfort, za który jednak trzeba zapłacić taką stawkę, jak za powierzchnię biurową. Można jednak spotkać budynki biurowe z aneksami kuchennymi w częściach wspólnych. Są one współużytkowane przez dwie lub więcej firm. Niewątpliwą zaletą jest rozłożenie kosztów utrzymania na kilka firm, ale przy takim rozwiązaniu może niestety dochodzić do drobnych sąsiedzkich konfliktów.
Magia WiFi
Jeśli szukasz biura zimą, łatwo możesz zapomnieć o tak ważnym wyposażeniu, jak klimatyzacja. Pracownicy mogą Ci tego nie wybaczyć latem, dlatego zwróć uwagę, czy klimatyzacja jest w standardzie, czy też będziesz musiał o nią zadbać we własnym zakresie (np. przenośne klimatyzatory).
Kolejnym elementem, który może wpływać na wybór biura jest dostępność w biurowcu i w lokalu sieci komputerowej, telefonicznej oraz serwerowni. W przypadku firm informatycznych, wymagających rozbudowanych struktur, serwerownia i sieć strukturalna wysokiej klasy będzie wymogiem koniecznym. Jeśli jednak prowadzisz firmę, która jedynie potrzebuje dostępu do internetu i do wspólnego serwera, obecność sieci teleinformatycznej nie będzie potrzebna. Sprawę z powodzeniem załatwi WiFi, które bezprzewodowo połączy w sieć komputery a nawet drukarkę.