Poszukiwanie nowej powierzchni biurowej to proces, który będzie miał wpływ na funkcjonowanie naszej firmy przez najbliższe lata, dlatego analizując czynniki decydujące o wyborze konkretnego lokum należy odpowiedzieć sobie na kilka strategicznych pytań.
Wśród nich najważniejsze to lokalizacja i standard (Jak wybrać biuro: lokalizacja i standard), podział pomieszczeń i ich wyposażenie (Jak wybrać biuro: podział i wyposażenie (cz. 2)). Ważny jest też moment rozpoczęcia poszukiwań (Już czas na nowe biuro). Listę naszych pytań dotyczących nowej powierzchni należy uzupełnić o jeszcze jeden punkt:
Biuro w kameralnym budynku, czy w dużym biurowcu?
Są firmy, które i tu i tu będą z powodzeniem funkcjonować, choć właściwy wybór dostosowany do specyfiki danej firmy może mieć pozytywny wpływ np. na komfort i rytm pracy, bądź na optymalizację kosztów. Zacznijmy od początku, czyli od negocjowania warunków najmu z deweloperem. Znakomita większość realizowanych budynków biurowych, czy to kameralnych, czy też dużych kompleksów, jest finansowana przy pomocy banków i udzielanych specjalnie na ten cel kredytów bankowych, przez co banki rezerwują sobie prawo do narzucenia deweloperom minimalnych akceptowalnych warunków najmu, takich jak np. minimalna stawka za najem, okres najmu, kaucja, itp. Z tego powodu, deweloperzy muszą trzymać nieugięte stanowisko w niektórych elementach umowy, jednak na większą elastyczność w pozostałych kwestiach związanych z najmem możesz bardziej liczyć u małego dewelopera, u którego proces decyzyjny jest krótszy i mniej skomplikowany, niż w koncernie, czy funduszu inwestycyjnym zarządzającym kilkoma, czy kilkudziesięcioma obiektami na całym świecie.
Rytm pracy
Jeśli twoi pracownicy wykonują przede wszystkim pracę koncepcyjną, wymagającą ciszy i komfortu dla niezakłóconego procesu myślenia, być może lepszym rozwiązaniem będzie wybór powierzchni w niedużym obiekcie biurowym. Takie budynki zwykle znajdują się w mniej eksponowanych miejscach, często na obrzeżach miasta, łatwiej jest tam też wyjść na zewnątrz i zaczerpnąć świeżego powietrza. Na mniejszej przestrzeni łatwiej też o bliższe relacje pracowników z przełożonymi, a także o kontakt między pracownikami, co może owocować lepszą współpracą wewnątrz firmy. Z drugiej strony duży biurowiec i jego rytm pracy może działać mobilizująco na pracowników (Dzień z życia biurowca) i zwiększać ich efektywność. Tak więc, po raz kolejny, charakter obowiązków twoich pracowników może mieć duże znaczenie dla tego wyboru.
Innym, bardzo ważnym czynnikiem, który powinieneś wziąć pod uwagę jest dynamika rozwoju twojej firmy oraz wynikająca z niej możliwość ekspansji w przyszłości. Jeśli przewidujesz, że twoja firma będzie potrzebować dodatkowych metrów w przeciągu kilku najbliższych lat, upewnij się, że będziesz mógł taką powierzchnię wynająć. W małym obiekcie biurowym, powierzchni biurowej jest oczywiście mniej, dlatego teoretycznie łatwiej będzie o ekspansję w dużym kompleksie, gdzie rotacja najemców siłą rzeczy jest większa. Z drugiej jednak strony, długoterminowe umowy podpisane przez najemców mogą determinować dostępność wolnej powierzchni w ciągu najbliższych lat. Deweloperzy, zarówno w większych i mniejszych obiektach mogą mieć w planach budowę kolejnych etapów inwestycji, co umożliwi przeniesienie firmy na większą powierzchnię, bez konieczności zmiany adresu. Jeśli możliwość ekspansji jest dla twojej firmy strategiczna, zapewnij sobie taką możliwość, najlepiej odpowiednimi zapisami w umowie.
W świetle reflektorów
Innym czynnikiem będzie strategia wizerunkowa firmy. W dużym, rozpoznawalnym biurowcu łatwiej możesz zadbać o widoczność twojej marki (np. poprzez dużą reklamę na elewacji budynku). Dlatego duże projekty biurowe z powodzeniem przyciągają branżę finansową, ubezpieczeniową, itp. Jeśli twoim priorytetem nie jest bycie widocznym, nietrudno będzie twojej firmie “schować się” w gąszczu wielu firm i nie rzucać w oczy. W kameralnym biurowcu zrealizujesz raczej tą drugą opcję niż pierwszą.
Atutem dużych biurowców jest z pewnością lepsza dostępność dodatkowych usług, typu: restauracje, fitness, przychodnie, itp. W mniejszych projektach biurowych, powstanie np. kantyny, kawiarni, czy choćby kiosku z prasą jest często nieopłacalne ze względu na małą grupę docelową takich działalności. Z podobnych względów, w mniejszych obiektach nieopłacalne może być utrzymywanie ochrony fizycznej 24h lub recepcji na parterze. Koszt takich udogodnień rozkłada się na mniejszą ilość metrów kwadratowych, przez co cena jednostkowa tych usług jest wyższa. Druga strona medalu jest taka, że w małych obiektach, najemcom łatwiej jest zadecydować i dojść do wspólnego porozumienia dot. sensowności niektórych rozwiązań (np. właśnie recepcji na parterze). W dużych biurowcach zakres usług jest z góry ustalony i najemcy mają dużo mniejszą możliwość rezygnacji z nich lub rozszerzenia takiego pakietu.